Automazione processi aziendali: da dove partire senza buttare budget

Automatizzare un processo prima di averlo capito significa renderlo più veloce e più caro. È l'errore che costa più soldi, e nella maggior parte delle aziende si scopre solo dopo averlo commesso.

Chi guida un'azienda oggi ha una pressione chiara: fare di più con le stesse persone. La risposta istintiva è comprare uno strumento, un gestionale, una licenza di automazione. Funziona qualche mese, poi il collo di bottiglia torna esattamente dov'era.

Il motivo è quasi sempre lo stesso, e non ha niente a che vedere con la tecnologia scelta: si è automatizzato il punto sbagliato.

Prima di automatizzare, guarda dove finisce il tempo

Nessuno arriva in ufficio con l'intenzione di perdere tempo. Il tempo però non si perde: si sposta su attività che nessuno aveva messo in conto, e che sommate fanno la differenza fra un'azienda che chiude le pratiche e una che le accumula.

Le tre attività che mangiano la giornata

In un caso che abbiamo misurato pratica per pratica, su 196 minuti di lavoro per ogni singola pratica la distribuzione era questa:

  • 90 minuti di confronto fra due versioni dello stesso documento, riga per riga
  • 60 minuti di ricerca e verifica di norme, requisiti e riferimenti sparsi in cartelle diverse
  • 15 minuti di correzione di dati arrivati incompleti, che generano a loro volta altri errori

In totale 165 minuti su 196, l'84%, erano tempo a non valore aggiunto. Nessuno di quei minuti richiedeva una persona competente: è il lavoro che una gestione documentale con AI esegue meglio, più in fretta e senza stancarsi.

Nei registri delle presenze quelle ore non si vedono, perché in quel momento tutti stavano lavorando, e il lavoro risultava fatto. Emergono solo mappando il flusso, cioè ricostruendo passo per passo che cosa succede davvero a una pratica, con chi la tocca e quanto aspetta fra un passaggio e l'altro.

Quanto costa sbagliare l'ordine

Un processo non misurato non è un processo senza problemi. È un processo che non compare in nessun cruscotto, e senza un'efficienza operativa misurata non entra in nessuna decisione. Intanto cresce, e cresce in silenzio.

Ecco che cosa succede quando si compra lo strumento prima di capire il processo:

  • il costo per pratica sale, perché ogni passaggio di mano aggiunge un'attesa e un'occasione di errore
  • la licenza resta usata a metà, e il team continua a lavorare come prima con uno strumento in più da imparare
  • l'azienda si lega a un fornitore, e ogni modifica successiva diventa un progetto a sé
  • due o tre persone restano l'unico punto di appoggio di un'intera funzione, e il giorno in cui una si dimette il problema smette di essere teorico

E poi c'è il rumore. Le vendite spingono per nuovi clienti, l'ufficio non riesce a stare dietro, e nessuno dei due vede la coda dell'altro. Le priorità finiscono per deciderle il reparto che alza più la voce.

Come si sceglie il processo da cui partire

Non tutti i processi vanno automatizzati, e questa è la parte che nessun fornitore di software ti dirà. Prima ancora di parlare di strumenti conviene distinguere la digitalizzazione dei processi dall'automazione: la prima sposta i documenti dal foglio allo schermo, la seconda elimina i passaggi che non servono. I candidati giusti hanno tre caratteristiche insieme:

I tre criteri che contano

  1. è ripetitivo, cioè si fa sempre allo stesso modo senza decisioni da prendere
  2. è ad alto volume, perché il risparmio su un'attività rara non paga il progetto
  3. genera errori quando è fatto a mano, e ogni errore costa una correzione e un ritardo

Nel caso che seguiamo, i tre passaggi che rispettavano tutti e tre i criteri erano il confronto documentale, la ricerca normativa e la correzione dei dati in ingresso — i tre punti su cui conviene concentrare l'automazione dell'ufficio. Automatizzando solo quei tre, un'azienda di venti persone ha recuperato 156 giorni lavorativi di arretrato, ha aumentato del 43% la capacità produttiva (da 2,45 a 3,50 pratiche al giorno) e ha ridotto il tempo ciclo del 30%, da 196 a 137 minuti. Senza cambiare gestionale.

Un processo, un pomeriggio, una prova

Se vuoi sapere se il tuo primo progetto di automazione ha senso, non serve un piano a tre anni. Serve un processo solo, scelto fra quelli che generano più pratiche al mese, e un pomeriggio per seguirne il percorso dall'ingresso all'uscita.

Segna quante persone diverse lo toccano e quante volte torna indietro perché mancava un dato. Nella maggior parte dei processi che consideriamo lineari salta fuori che i passaggi di mano sono sei o sette, e che in almeno due di questi il documento resta fermo senza che nessuno lo stia lavorando.

Non tutti i processi sono buoni candidati per il primo intervento, e scegliere male costa più che non partire. Escludi i processi che girano poche volte al mese, quelli dove ogni pratica è diversa dalle altre e quelli che coinvolgono un solo ufficio: su questi l'automazione produce effetti che nessuno riesce a misurare. Cerca invece il processo che si ripete tutti i giorni, con documenti simili e almeno tre passaggi di mano. Lì il miglioramento è visibile in poche settimane, e un risultato visibile è quello che autorizza il passo successivo.

Quelli sono i punti da cui partire, e sono anche gli unici che conviene toccare. Tutto il resto del processo, se lo automatizzi prima di averlo attraversato a piedi, ti restituisce una licenza in più e la stessa coda di prima. È l'approccio che portiamo avanti nella nostra consulenza lean per l'industria dei servizi: prima la mappa, poi lo strumento, e solo sui punti che la mappa indica.

Mario Mason

Scopri come un'azienda del tuo settore ha aumentato del 43% la capacità produttiva con AI →