Automazione ufficio in una SRL: da dove partire con le risorse che hai
In una società di persone l'automazione d'ufficio non si fa con un progetto, si fa con un ordine di priorità. Chi sbaglia l'ordine paga due volte: il software che non usa e il tempo che continua a perdere.
Le piccole società di capitali hanno una caratteristica che le rende interessanti per l'automazione dell'ufficio con AI: le decisioni si prendono in fretta, senza comitati e senza gare interne. Nello stesso tempo hanno un vincolo che nessun fornitore considera mai: nessuno ha tempo da dedicare a un progetto, perché tutti, titolare compreso, hanno un lavoro operativo da consegnare.
Per questo i progetti lunghi non arrivano a termine, e non per mancanza di volontà. Arrivano a termine gli interventi contenuti, verificabili e già funzionanti in poche settimane.
Le tre trappole tipiche di una società piccola
Sono sempre le stesse, e nessuna riguarda la tecnologia scelta.
- Automatizzare tutto insieme. Un progetto ampio richiede mesi, e in quei mesi nessuno lo segue davvero. Il risultato è uno strumento nuovo usato a metà.
- Partire dallo strumento. Si compra prima e si guarda il processo dopo. Così il software eredita i passaggi inutili e li rende solo più rapidi.
- Non misurare niente. Senza un numero di partenza non esiste una prova del risultato, e senza prova il progetto non resiste al primo intoppo della settimana.
Dove finisce il tempo in un ufficio di venti persone
Su un caso reale, con i tempi presi pratica per pratica, i 196 minuti di ogni pratica si dividevano in questo modo: 90 minuti di confronto riga per riga fra due versioni dello stesso documento, 60 minuti di ricerca e verifica dei requisiti aggiornati, 15 minuti di correzione di dati arrivati incompleti. Tutta gestione documentale, nessun valore aggiunto.
Su 196 minuti, 165 non producevano niente di ciò per cui quelle persone sono pagate. Nessuno di quei minuti richiedeva una persona competente: erano minuti che una macchina esegue meglio, e senza stancarsi.
In una società piccola il costo di questo tempo non si vede in un reparto, si vede nel margine. Ed è la ragione per cui ogni nuovo cliente sembra costare più lavoro di quanto ne porti.
Che cosa si automatizza per primo
I candidati giusti per l'automazione dei processi aziendali hanno tre caratteristiche insieme: sono ripetitivi, hanno volume e generano errori quando sono fatti a mano. Su un'attività che accade tre volte al mese il risparmio non paga l'intervento, anche se è noiosa.
Nel caso che seguiamo i tre passaggi erano il confronto fra documenti, la ricerca di norme e riferimenti, la verifica dei dati in ingresso. Intervenendo solo su quelli — il modo più diretto per guadagnare efficienza operativa: più 43% di capacità produttiva (da 2,45 a 3,50 pratiche al giorno), meno 30% di tempo ciclo (da 196 a 137 minuti) e 156 giorni lavorativi di arretrato recuperati. Senza assumere nessuno e senza cambiare gestionale.
Per una SRL la parte più interessante è il costo: gli strumenti costruiti su tre punti specifici costano poche migliaia di euro, perché non richiedono di rifare l'infrastruttura informatica e non toccano il gestionale. È la differenza fra un investimento che rientra in pochi mesi e un progetto che si trascina per anni.
Il volume conta più della noia
La tentazione è partire dall'attività più fastidiosa, che però spesso è anche la più rara. Il criterio giusto è il volume: un lavoro noioso che accade dieci volte al mese non ripaga l'intervento, mentre un controllo ripetitivo che accade dieci volte al giorno si ripaga in poche settimane. In una società piccola questa distinzione fa la differenza fra un investimento e una spesa.
Che cosa può fare una SRL questa settimana
In una società dove chi decide è anche chi paga, il vantaggio è che non serve convincere nessuno. Lo svantaggio è che nessuno ha il ruolo di guardare il flusso da fuori, perché tutti hanno un lavoro operativo da consegnare entro sera.
Il modo per non restare fermi è ridurre il primo passo a una settimana: un solo processo osservato, i suoi passaggi scritti su un foglio, e la scelta di un punto da cui cominciare. Non serve una piattaforma, non serve un budget, e non serve che qualcuno smetta di lavorare alle pratiche.
Attenzione a un vincolo che nelle SRL pesa più del budget: il tempo di chi decide. Se quel tempo non esiste, il progetto si ferma nel punto in cui serve una scelta, e le scelte rinviate sono la causa più comune di progetti che non partono mai. Dichiara in anticipo quanto tempo puoi dedicare, anche solo due ore in una settimana, e mettilo in calendario come un appuntamento con un cliente. Sono le due ore meglio investite dell'anno, perché sono quelle in cui si decide dove smettere di fare quello che si è sempre fatto.
Alla fine della settimana hai un fatto nuovo: sai quale passaggio costa di più e sai quanto vale toglierlo. Da lì la decisione su come investire diventa una decisione informata, e in una struttura piccola questa è la differenza fra spendere bene e spendere per imparare. È esattamente il primo passo della nostra consulenza lean per l'industria dei servizi.
Mario Mason
Caso reale · Lean + AI
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Mario Mason
Mario Mason é un Consulente in Lean Manufacturing (Lean Coach, Kaizen Coach) di livello internazionale con + di 20 anni d'esperienza nel portare i propri clienti a raggiungere solidi miglioramenti di produttività in doppia cifra.
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