Digitalizzazione PMI con intelligenza artificiale: si può fare senza budget da multinazionale

Digitalizzazione PMI: come partire senza un reparto informatico

Nelle piccole e medie imprese la digitalizzazione non si blocca per mancanza di tecnologia. Si blocca perché nessuno ha il tempo di capire da dove cominciare, e il tempo è l'unica risorsa che in una PMI non si può comprare.

Chi guida una PMI conosce la scena: l'ufficio lavora, nessuno sta fermo, e la coda di cose da fare non si accorcia mai. La documentazione è indietro, il commerciale aspetta una scheda per chiudere un ordine, e le mail di sollecito si accumulano in una casella che nessuno riesce più a svuotare.

Sembra un problema di persone, e la soluzione istintiva è assumere. Poi si scopre che il carico non scala con l'organico, scala con le pratiche, i clienti e i requisiti: mille pratiche vanno gestite sia che tu abbia venti persone sia che ne abbia centoventi. Una persona in più sposta il muro di qualche mese, non lo toglie. È qui che la digitalizzazione aziendale cambia natura: non un progetto, ma un modo diverso di far scorrere il lavoro.

Perché in una PMI i progetti grandi non funzionano

Il modello che va per la maggiore, quello dei progetti con consulenza lunga e software da riconfigurare, è pensato per organizzazioni che hanno una funzione informatica e margini per assorbirlo. In una PMI quell'approccio produce due cose: costo che sale e team che si sfila.

• ogni modifica allo strumento diventa un preventivo, e nell'attesa si continua a lavorare a mano
• nessuno in azienda ha il tempo di fare da referente interno per un progetto di mesi
• dopo il secondo tentativo senza risultato, la resistenza al cambiamento diventa essa stessa un problema da gestire

Dove finisce il tempo in un ufficio di dieci persone

Su una pratica reale, con i tempi rilevati uno per uno, i 196 minuti erano divisi così: 90 minuti di confronto fra due versioni dello stesso documento, 60 minuti di ricerca e verifica di norme e requisiti, 15 minuti di correzione di dati arrivati incompleti.

Solo 31 dei 196 minuti restavano lavoro utile: il resto era gestione. Nessuno di quei minuti richiedeva una persona competente.

Il punto non è che le persone lavorino male. È che in una PMI nessuno ha il compito di guardare il flusso dall'esterno: tutti sono dentro il processo, e da dentro non si vede quale passaggio serve e quale è solo abitudine.

Ed è per questo che in una PMI l'intervento comincia sempre da un'ora di lavoro con le persone, non dal fornitore di software: si guarda insieme che cosa succede a una pratica, si contano i minuti, e si sceglie di conseguenza. È il punto di partenza di ogni digitalizzazione dei processi fatta bene. Il conto lo fa l'azienda, con i propri dati, e resta suo.

Che cosa cambia con l'intelligenza artificiale

Non serve un reparto tecnico

Il salto rispetto a dieci anni fa è questo: gli strumenti utili oggi — da un software di gestione documentale a piccole automazioni mirate — non richiedono di toccare il gestionale e non richiedono competenze informatiche interne. Lavorano dove il lavoro succede già, cioè sulle caselle di posta e sui documenti che le persone aprono ogni giorno.

Entra solo su quello che la mappa ha evidenziato

L'errore da evitare è applicarla a tutto l'ufficio. L'automazione dell'ufficio che funziona è quella stretta: nel caso che seguiamo ha coperto tre punti soltanto — confronto documentale, ricerca di norme e riferimenti, correzione dei dati in ingresso. Per questo è costata poche migliaia di euro invece di un progetto da mesi.

I risultati su un'azienda di integratori alimentari da 20 milioni di fatturato e 20 persone: più 43% di capacità produttiva, da 2,45 a 3,50 pratiche al giorno, meno 30% di tempo ciclo, da 196 a 137 minuti, e 156 giorni lavorativi di arretrato recuperati. Nessuna persona in più e nessuna sostituzione del sistema in uso.

Che cosa costa partire dalla parte sbagliata

In una PMI un progetto sbagliato non si recupera con un secondo progetto: si recupera solo con il tempo, e il tempo è la risorsa che nessuno ha in avanzo.

Prendi un processo che consuma buona parte delle sue ore in passaggi manuali di controllo. Se lo porti su uno strumento nuovo senza toccare quei passaggi, lo strumento li esegue più in fretta e il risultato complessivo migliora di poco. Se prima togli i passaggi, lo stesso strumento lavora su metà del lavoro e il guadagno è di un ordine diverso.

Il gruppo di lavoro che serve non è un comitato. Bastano due persone: chi esegue il processo tutti i giorni, che conosce le eccezioni e sa dove finiscono i documenti, e una persona con la responsabilità di decidere quando qualcosa va cambiato. Il titolare, se vuole, può essere quella persona, ma non serve che sia presente a ogni incontro: serve che decida in un giorno quando gli viene presentata una scelta. Le PMI che si bloccano lo fanno quasi sempre per questo, non per mancanza di strumenti, ma perché nessuno ha il mandato di cambiare una procedura.

La differenza fra i due percorsi non si vede nel preventivo: si vede sei mesi dopo, quando uno dei due ha già smesso di produrre miglioramenti. Ecco perché in una struttura piccola la domanda giusta non è quale strumento comprare, ma quale passaggio eliminare prima di comprarlo. È la domanda da cui parte la nostra consulenza lean per l'industria dei servizi.

Mario Mason

Scopri come un'azienda del tuo settore ha aumentato del 43% la capacità produttiva con AI →