Digitalizzazione aziendale con AI: perché il progetto fallisce se parti dal tool

Digitalizzazione aziendale: che cosa cambia davvero nel lavoro d'ufficio

Molte aziende hanno digitalizzato tutto quello che si poteva digitalizzare e continuano ad avere lo stesso arretrato di prima. Il motivo non è tecnico, ed è la ragione per cui il secondo tentativo costa sempre più del primo.

La digitalizzazione aziendale viene presentata come un tema di strumenti: gestionale, archivi, firme digitali, automazioni. Sono tutte cose utili, e nessuna di queste cambia da sola il modo in cui il lavoro passa da una persona all'altra. La confusione più costosa è con l'automazione dei processi aziendali: digitalizzare sposta i documenti sullo schermo, automatizzare elimina i passaggi che non servono. Sono due lavori diversi, e vanno fatti in quest'ordine.

Nell'ufficio il lavoro è fatto di passaggi: una pratica entra, viene controllata, integrata, approvata, archiviata. Se quei passaggi sono sette e tre di quei sette non aggiungono niente, il passaggio a un sistema digitale ti lascia sette passaggi, tre dei quali inutili, eseguiti su uno schermo.

Dove si blocca il lavoro in ufficio

In un caso che abbiamo misurato pratica per pratica, su 196 minuti di lavoro per ogni singola pratica il tempo si distribuiva così: 90 minuti di confronto fra due versioni dello stesso documento, riga per riga, 60 minuti di ricerca e verifica di norme e requisiti, 15 minuti di correzione di dati arrivati incompleti.

In totale 165 minuti su 196, l'84%, erano tempo che non produceva valore. La parte che colpisce non è la percentuale: è che in nessuno di quei minuti qualcuno stesse prendendo una decisione da competente.

Se un'azienda non ha mai misurato il tempo reale di una pratica, non ha nemmeno il numero che rende urgente il problema. E un problema senza numero, in una riunione di direzione, perde sempre contro qualsiasi altra urgenza della settimana.

Che cosa costa rimandare

La digitalizzazione aziendale viene spesso rimandata perché non ha una scadenza. È un investimento senza urgenza esterna, e in assenza di urgenza si rinvia di un trimestre. Poi di un altro.

Mentre si rinvia, accadono quattro cose concrete:

• il costo per pratica sale, perché ogni passaggio di mano aggiunge un'attesa e un'occasione di errore
• l'arretrato cresce e diventa un tema che nessuno vuole portare davanti a un revisore o a un consiglio
• la competenza si consuma in attività ripetitive, e le persone pagate per il loro giudizio passano la giornata a confrontare documenti
• due o tre persone restano l'unico punto di appoggio di una funzione intera

A questo si aggiunge il rumore fra reparti: le vendite spingono per chiudere, l'ufficio non riesce a stare dietro, e le priorità le decide chi alza più la voce invece di un criterio condiviso.

L'ordine che fa la differenza

Prima la mappa del flusso

Si ricostruisce che cosa succede davvero a una pratica, con le persone che quel lavoro lo fanno, e si contano i minuti. È la base di ogni digitalizzazione dei processi che regge nel tempo: un'attività che si fa una volta e serve per anni, perché la mappa mostra anche dove il processo tornerà a incastrarsi al prossimo aumento di volumi.

Poi lo strumento, solo dove serve

Nel caso che seguiamo, l'intervento ha coperto tre punti emersi dalla mappa, tutti dentro la gestione documentale: confronto documentale, ricerca di norme, correzione dei dati in ingresso. I risultati misurati: più 43% di capacità produttiva (da 2,45 a 3,50 pratiche al giorno), meno 30% di tempo ciclo (da 196 a 137 minuti), 156 giorni lavorativi di arretrato recuperati. Il sistema in uso non è stato sostituito, e non è entrato nessun software nuovo.

È la differenza fra un progetto che si chiude e un progetto che si trascina: un perimetro piccolo e scelto dopo aver visto i numeri regge, un perimetro deciso prima no.

I quattro numeri che hai già in azienda

Se il secondo numero diviso il terzo ti dà un'ora o poco più per pratica, e la giacenza è bassa, la tua azienda ha un problema di strumenti e la digitalizzazione lo risolve bene. Se il conto è diverso, l'ordine degli interventi va invertito, altrimenti si informatizza un processo che continuerà a non reggere il carico. Sono cinque minuti di calcolo che evitano mesi di progetto mal posizionato e un budget speso nella direzione sbagliata.

Il calcolo serve a una cosa sola: stabilire l'ordine degli interventi. Se i quattro valori dicono che il processo regge e la coda è bassa, il tuo investimento migliore è uno strumento che lavori su un flusso già sano. Se dicono il contrario, nessuna piattaforma cambierà l'aritmetica di un processo che riceve più lavoro di quanto riesca a chiudere.

La differenza fra i due casi si vede nei primi tre mesi: nel primo il progetto entra in funzione, nel secondo si trascina. Ed è una differenza che si decide prima di firmare qualunque preventivo, non dopo. È lo stesso principio che guida una trasformazione digitale delle imprese ben impostata: l'ordine degli interventi viene prima della scelta degli strumenti.

È il metodo che applichiamo nella nostra consulenza lean per l'industria dei servizi: prima i numeri, poi lo strumento, e solo sui punti che i numeri indicano.

Mario Mason

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